Jak zorganizować udany event?

Jak zorganizować udany event?

Tajemnicą każdego udanego eventy jest to, że został on w pełni zaplanowany. Wymaga to sporych umiejętności organizacyjnych, kreatywności, otwartej głowy, jak również odporności na stres. Samo słowo event zagościło już na stałe w słowniku organizatorów najróżniejszych przyjęć i wydarzeń. Jednak wciąż mnóstwo osób nie do końca zdaje sobie sprawę z tego, czego tak właściwie można oczekiwać od agencji, którym zleca się organizację eventu.

Rodzaje eventów — jakie są i czym się różnią?

Wiele osób nie jest świadomych tego, czego mogą wymagać i oczekiwać od firm cateringowych. Można to zauważyć, spoglądając, na częstotliwość wyszukiwań w Google takich fraz, jak choćby „catering dla firm Łódź” lub „catering Gniezno — oferta dla firm”. W związku z powyższym warto wiedzieć, że wyróżnia się 3 rodzaje eventów:

  • Biznesowe — ich celem jest poprawa wizerunku firmy oraz dbanie o jak najlepsze relacje z pracownikiem, kontrahentami i współpracownikami, są to na przykład targi, szkolenia czy jubileusze.
  • Społeczne — kumulują przeważnie większą ilość osób i rekomendowany są do organizacji przez partie polityczne, instytucje publiczne, uczelnie lub różne organizacje, które planują zintegrować ze sobą osoby o podobnych celach, poglądach, miejscu zamieszkania itd.
  • Motywacyjne — przeważnie związane są z chęcią docenienia i zmotywowania pracowników do kontynuowania pracy, mogą przybrać formę integracji i rywalizacji w zespołach pracowniczych.

Rzeczy, o których należy pamiętać, planując event?

Udany event powinien być zapięty na ostatni guzik. W tym celu konieczna staje się dobra organizacja, dzięki której możliwe będzie zadowolenie każdego gościa. Planując wydarzenie, należy:

  • Określić budżet — imprezy mogą przybrać formę bardziej plenerową, kameralną lub wręcz przeciwnie — przyciągać osoby piastujące wysokie stanowiska w małych lub dużych firmach.
  • Stworzyć scenariusz eventu — każda imprez, bez względu na jej rodzaj, ma jakieś istotne punkty, które należy wcześniej wymyślić. Oczywiście będą one inne w przypadku eventów nieformalnych i formalnych, co warto wziąć pod uwagę.
  • Dopasować najlepszy termin — rodzaj i tematyka eventu mają ogromne znacznie w czasie ustalania dnia tygodnia, godziny, czy też pory roku, w której ma odbyć się event.
  • Wybrać odpowiednie miejsce — pierwsze wrażenie jest bardzo istotne, dlatego rekomenduje się wybrać taką lokalizację, która będzie renomowana i atrakcyjna.
  • Sporządzić listę gości — w przypadku, gdy event ma być zamknięty, ważne jest dopilnowanie, aby przybyły tam pożądane osoby.